Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đi đăng kí thương hiệu đúng chuẩn Cục Sở hữu trí tuệ

Biết cách và thực hiện đúng các thủ tục để đăng ký nhãn hiệu sẽ giúp doanh nghiệp được pháp luật bảo hộ độc quyền nhãn hiệu trong kinh doanh, tạo nền tảng để phát triển lâu dài. Vậy đăng ký nhãn hiệu có tác dụng gì? Cùng Kingroti tìm hiểu bài viết Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đi đăng kí thương hiệu đúng chuẩn Cục Sở hữu trí tuệ .

Đăng ký nhãn hiệu là gì ?

• Đăng ký nhãn hiệu là dựa trên các quy định của Luật này có thể hiểu rằng là một thủ tục mà cá nhân, tổ chức cần thực hiện để xác nhận quyền sở hữu công nghiệp của mình đối với nhãn hiệu đó. Chính vì thế, việc bảo vệ nhãn hiệu thông qua cách đăng ký nhãn hiệu không chỉ là việc nên làm mà còn là điều kiện cần và đủ giúp doanh nghiệp tiến sâu vào thị trường, tạo được nền tảng cho sự phát triển về sau.
• Về khái niệm, nhãn hiệu là dấu hiệu để nhận biết, phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức hay cá nhân khác nhau (Theo điều khoản 16 điều 4 Luật sở hữu trí tuệ 2005 được sửa đổi và bổ sung 2009).
• Đây là thủ tục hành chính xác lập yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu từ Cục sở hữu trí tuệ cho chủ sở hữu nhãn hiệu được độc quyền sử dụng nhãn hiệu tại Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh, hoặc sản phẩm, dịch vụ đăng ký bảo hộ. Yêu cầu được thể hiện trên thông tin tờ khai đăng ký mà chủ sở hữu khai nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ theo nguyên tắc ưu tiên theo ngày nộp đơn.

Lợi ích của việc đăng ký nhãn hiệu

1. Doanh nghiệp hoàn thành thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu độc quyền khẳng định quyền sở hữu duy nhất đối với nhãn hiệu hàng hóa đang sử dụng. Các đối tác, đối thủ không được quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa trùng hoặc tương tự, gây nhầm lẫn với nhãn hiệu doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
2. Thủ tục đăng ký nhãn hiệu độc quyền giúp cho doanh nghiệp không bị các đối thủ phản biện rằng nhãn hiệu bị tương tự với nhãn hiệu hàng hóa của họ. Cục sở hữu trí tuệ khi đã rà soát đầy đủ, thực hiện đúng quy trình thủ tục luật định để ra quyết định cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu đã đóng vai trò trung gian khẳng định doanh nghiệp bạn sử dụng nhãn hiệu hàng hóa nói trên trong kinh doanh là hợp pháp.
3. Bất kỳ đại lý, đơn vị phân phối hàng hóa nào cũng mong nhà sản xuất đảm bảo sự ổn định, bền vững của nhãn hiệu hàng hóa. Vì vậy doanh nghiệp đăng ký nhãn hiệu hàng hóa giúp tạo sự chuyên nghiệp, uy tín với các đối tác, đại lý, bạn hàng.
4. Đăng ký nhãn hiệu là điều kiện cần khi triển khai kinh doanh online. Các sàn thương mại điện tử đều yêu cầu chủ shop phải xuất trình đơn đăng ký nhãn hiệu đã nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ mới được đăng ký tên shop và bán sản phẩm có gắn nhãn hiệu trên shop.

Với những lợi ích nói trên mà nhiều doanh nghiệp, tổ chức hoặc các cá nhân còn chấp nhận đăng ký bảo hộ nhãn hiệu trước khi đăng ký kinh doanh trong thực tế. Khoản phí đăng ký nhãn hiệu sẽ là không nhiều so với tác dụng tích cực góp phần đảm bảo phát triển kinh doanh bền vững cho doanh nghiệp bạn.

Các loại nhãn hiệu, thương hiệu có thể đăng ký bảo hộ tại Việt Nam?

Theo luật sửa đổi bổ sung của Luật Trí Tuệ năm 2022 bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/10/2024 thì các loại nhãn hiệu sau có thể nộp đươn đăng ký cấp văn bằng bảo hộ tại Việt Nam

• Nhãn hiệu dưới dạng chữ, từ
• Nhãn hiệu hình ảnh (Logo)
• Nhãn hiệu hình ba chiều
• Nhãn hiệu âm thanh
• Nhãn hiệu kết hợp các yếu tố trên.

Chi phí đăng ký thương hiệu tại Việt Nam bao nhiêu tiền?

Chứng từ nộp lệ phí: Lệ phí được nộp trực tiếp tại Cục SHTT hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng vào tài khoản của Cục sở hữu trí tuệ. Mức thu lệ phí tính theo số nhóm, số sản phẩm, dịch vụ trong nhóm khai trong tờ khai đăng ký nhãn hiệu. Các khoản lệ phí gồm:

Ví dụ: bạn đang cần đăng ký nhãn hiệu “Kingroti” cho sản phẩm thực phẩm. Khi đó số tiền cần bỏ ra để đăng ký nhãn hiệu độc quyền sẽ bao gồm:

• Lệ phí nộp đơn đăng ký nhãn hiệu cho nhóm 05 về thực phẩm chức năng khoảng 1.000.000đ
• Với mỗi lỗi sai về hình thức đơn đăng ký nhãn hiệu bạn sẽ mất từ 160.000đ – 260.000đ

Như vậy: Nếu bạn chỉ đăng ký nhãn hiệu “Kingroti” cho một nhóm 30 và hình thức đơn không sai sót bạn chỉ tốn 1.000.000đ mà thôi.

Trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu có sai sót thì số tiền bạn phải bỏ sẽ nhiều hơn, đồng thời có khả năng còn bị cục SHTT từ chối đơn đăng ký nhãn hiệu đã nộp. Khi bị từ chối đương nhiên bạn sẽ không được hoàn trả lệ phí nhà nước đã khai nộp trước đó. Vậy, ngoài quan tâm việc đăng ký nhãn hiệu hết bao nhiêu tiền bạn còn phải quan tâm đến việc làm sao để đăng ký nhãn hiệu độc quyền thành công?

Thành phần hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

• 1 Bản sao của giấy tờ xác nhận việc thanh toán phí và lệ phí (trong trường hợp phí và lệ phí được nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc chuyển trực tiếp vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ).
• 1 Bản chính đơn ủy nhiệm (nếu hồ sơ được nộp thông qua một đại diện hợp pháp).
• 1 Bản chính tài liệu xác minh quyền đăng ký nếu người nộp đơn là người thụ hưởng quyền đăng ký từ một bên khác.
• 2 Bản chính tờ khai 04-NH.
• 1 Bản chính mẫu nhãn hiệu (5 mẫu có kích thước 80 x 80 mm) cùng với danh sách các hàng hóa và dịch vụ có sử dụng nhãn hiệu.
• 1 Bản chính tài liệu xác minh quyền ưu tiên, nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.

Đối với đơn đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận

• 1 Bản chính quy định về việc sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận.
• 1 Bản chính bản giải thích về tính chất và chất lượng đặc biệt (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý).
• 1 Bản chính bản đồ vùng địa lý (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm, hoặc nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa tên địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).
• 1 Bản chính văn bản từ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép đăng ký nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa tên địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).

Bước 1: Tiếp nhận đơn tại Cục SHTT

Sau khi đã xác định được nhãn hiệu sẽ dùng để nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, cá nhân hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ gồm: 02 tờ khai 04-NH; 08 mẫu nhãn; Các tài liệu liên quan đã được liệt kê phía trên; Chứng từ nộp lệ phí.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu có thể được gửi trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu điện đến Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc hai chi nhánh của Cục tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng:

• Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội: 386 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Hồ Chí Minh: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Đà Nẵng: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Bước 2: Thẩm định hình thức đơn

Việc tuân thủ các yêu cầu về hình thức của hồ sơ sẽ được kiểm tra, từ đó xác định hồ sơ có hợp lệ hay không (Quyết định chấp nhận hồ sơ hợp lệ/từ chối chấp nhận hồ sơ).

+ Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định chấp nhận hồ sơ;

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ thông báo dự định từ chối chấp nhận hồ sơ, trong đó nêu rõ các lý do và thiếu sót khiến hồ sơ có thể bị từ chối, và đặt ra thời hạn 2 tháng để người nộp hồ sơ có thể phản hồi hoặc sửa chữa. Nếu người nộp hồ sơ không sửa chữa thiếu sót, sửa chữa không đạt yêu cầu, không phản đối hoặc phản đối không hợp lý, thì Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định từ chối chấp nhận hồ sơ.

Bước 3: Công bố đơn

Sau khi quyết định chấp nhận hồ sơ hợp lệ, hồ sơ sẽ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.

Bước 4: Thẩm định nội dung đơn

Đánh giá khả năng bảo hộ của đối tượng được nêu trong hồ sơ dựa trên các điều kiện bảo hộ, từ đó xác định phạm vi bảo hộ tương ứng.​

Bước 5: Ra quyết định cấp/từ chối cấp văn bằng bảo hộ

+ Nếu đối tượng trong hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu về bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định từ chối cấp giấy chứng nhận bảo hộ;

+ Nếu đối tượng trong hồ sơ đáp ứng các yêu cầu về bảo hộ, và người nộp hồ sơ đã nộp đủ phí, lệ phí đúng hạn, thì Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định cấp giấy chứng nhận bảo hộ, đăng ký vào Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

Thời hạn cấp văn bằng: 2 – 3 tháng kể từ ngày nộp lệ phí cấp văn bằng.

Thời gian để bảo hộ nhãn hiệu là 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ được gia hạn văn bằng bảo hộ và không hạn chế số lần gia hạn.

Những chủ thể nào được quyền đăng ký nhãn hiệu

Cục sở hữu trí tuệ sẽ chỉ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho các chủ thể được quyền đăng ký nhãn hiệu. Theo Luật Sở hữu trí tuệ, chủ thể được đăng ký nhãn hiệu gồm các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Trong đó chủ thể là công ty, cá nhân Việt Nam có thể đăng ký trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc thông qua đại diện sở hữu trí tuệ. Còn chủ thể là tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp nước ngoài muốn đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam cần phải nộp đơn đăng ký qua công ty đại diện Sở hữu trí tuệ.

Phân loại nhóm sản phẩm, dịch vụ đăng ký thương hiệu

Nhóm sản phẩm, dịch vụ đăng ký độc quyền kèm theo nhãn hiệu được được phân nhóm dựa vào bảng phân loại theo Thỏa ước Ni-xơ về phân loại quốc tế về hàng hóa và dịch vụ nhằm mục đích đăng ký nhãn hiệu, do cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp công bố.

Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa và dịch vụ là một hệ thống phân loại quốc tế được sử dụng để phân loại các hàng hóa và dich vụ phục vụ cho mục đích đăng ký nhãn hiệu. Phân loại Ni-xơ được xây dựng theo Thỏa ước Ni-xơ vào năm 1957 và được một Hội đồng chuyên gia của Ủy ban Ni-xơ tiến hành sửa đổi thường kỳ.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu cần lưu ý một số vấn đề sau:

Sự đồng nhất giữa việc đăng ký nhãn hiệu và tên thương mại của doanh nghiệp

Khi đăng ký nhãn hiệu khách hàng cần đăng ký tên công ty có một phần nhãn hiệu đã đăng ký để tránh trường hợp sau khi nhãn hiệu được cấp văn bằng thì có đối thủ cạnh tranh đăng ký tên thương mại có phần chữ nhãn hiệu trùng với của mình.

Sự đồng nhất giữa việc đăng ký nhãn hiệu và tên miền

1. Nếu khách hàng đăng ký nhãn hiệu mà tên công ty không đồng nhất với nhãn hiệu đã đăng ký thì có thể chọn thêm phương án đăng ký tên miền để chứng minh việc đăng ký nhãn hiệu cùng tên miền.
2. Sự đồng nhất giữa việc đăng ký nhãn hiệu và đăng ký bản quyền tác giả mỹ thuật ứng dụng đối với nhãn hiệu có phần hình và phần chữ
3. Với nhãn hiệu hình (logo) khi đăng ký có cùng thông tin nhãn hiệu chữ, quý khách không đăng ký tên thương mại công ty có thể lựa chọn khi đăng kỹ nhãn hiệu đồng thời đăng ký luôn bản quyền với tác phẩm mỹ thuật ứng dụng cho nhãn hiệu gồm cả phần hình và phần chữ.

Lưu ý về màu sắc khi đăng ký nhãn hiệu

Bảo hộ nhãn hiệu ở nước ta vẫn cho phép một nhãn hiệu đăng ký ở dạng đen – trắng có thể được sử dụng ở các dạng màu sắc khác nhau. Miễn sao vãn giữ nguyên được nội dung chữ/hình của nhãn hiệu và không xâm phạm quyền với nhãn hiệu đen – trắng hoặc màu của doanh nghiệp khác đã đăng ký.

Lưu ý về đăng ký nhãn hiệu hình, nhãn hiệu chữ, câu định vị khi đăng ký nhãn hiệu

1. Nhãn hiệu hình (logo): Có thể đăng ký độc lập bảo hộ với tư cách là nhãn hiệu hoặc kết hợp với phần chữ của nhãn hiệu.
2. Nhãn hiệu chữ: Đăng ký nhãn hiệu chữ chủ đơn đăng ký có thể lựa chọn hình thức của nhãn hiệu đăng ký theo các dạng sau:
3. Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ nhất: Chỉ đơn thuần cấu tạo từ các chữ in hoặc chữ số dạng tiêu chuẩn và chỉ ở dạng màu đen – trắng đơn giản.
4. Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ hai: Cấu tạo từ các từ ngữ, chứ cái, chữ số được cách điệu hoặc hình họa hóa hoặc chứa màu sắc.

​Cách mô tả nhãn hiệu trong tài khai đăng ký nhãn hiệu được quy định tại Điều 105 Luật sở hữu trí tuệ: “Mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành của nhãn hiệu và ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu nếu có; nếu nhãn hiệu có từ, ngữ thuộc ngôn ngữ tượng hình thì từ, ngữ đó phải được phiên âm; nhãn hiệu có từ, ngữ bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.”

Lưu ý về quyền ưu tiên ảnh hưởng đến đơn đăng ký nhãn hiệu

Theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ và các điều ước quốc tế liên quan thì trong thời gian kể từ ngày nộp đơn đầu tiên đến ngày nộp đơn tại Việt Nam mà có chủ thể khác nộp đơn cho cùng đối tượng trong đơn đầu tiên thì đơn của người nộp đầu tiên vẫn được xem là có cùng ngày nộp đơn với ngày nộp đơn đầu tiên và được ưu tiên bảo hộ.

Một số lưu ý khi thiết kế, lựa chọn đăng ký nhãn hiệu

1. Thiết kế nhãn hiệu đảm bảo tính độc lập, phán ánh được nét riêng của dịch vụ, hàng hóa bên mình và có sự khác biệt với nhãn hiệu đơn vị khác.
2. Nhãn hiệu có thể kết hợp giữa chữ và hình.

Các yếu tố không được cấp băn bằng bảo hộ gồm:

1. Nhãn hiệu không nên thiết kế là hình, hình học đơn giản, chữ cái, chữ số thuộc ngôn ngữ không thông dụng.
2. Nhãn hiệu không nên thiết kế là biểu tượng quy ước, dấu hiệu, hình vẽ, tên gọi của dịch vụ, hàng hóa văng các ngôn ngữ.
3. Không nên thiết kế nhãn hiệu là các dấu hiệu chỉ địa điểm, thời gian, số lượng, chủng loại, tính chất, công dụng,….
4. Không thiết kế nhãn hiệu là dấu hiệu mô tả lĩnh vực kinh doanh, hình thức pháp lý.
5. Không thiết kế nhãn hiệu là dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của dịch vụ, hàng hóa.